Comment bien organiser la prise des congés payés

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Les principales règles à maîtriser pour organiser le départ en congés d’été de vos salariés en toute tranquillité.

Comme chaque année, vous allez bientôt devoir faire face à une échéance récurrente : le départ en congés d’été de vos salariés. Plusieurs démarches s’imposent alors à vous : déterminer la durée des congés payés acquis par vos salariés, organiser l’ordre des départs en congés et en informer les salariés, mais aussi leur verser une indemnité de congés payés.
Pour vous aider à gérer au mieux chacune de ces étapes dans les temps, voici un rappel des principales règles à respecter.

Le calcul des droits à congés payés

L’ouverture du droit à congé
Pour qu’un salarié ait droit à des congés payés, il faut qu’il justifie avoir été occupé chez vous pendant un temps équivalant à un minimum de 10 jours de travail effectif au cours d’une période dite « de référence ». Cette période de référence, pendant laquelle le salarié acquiert des droits à congés payés, est fixée par le Code du travail du 1er juin de l’année civile précédente au 31 mai de l’année en cours, donc du 1er juin 2010 au 31 mai 2011 pour cette année. Toutefois, si votre entreprise est affiliée à une caisse de congés payés (secteurs du bâtiment et des travaux publics, par exemple), cette période de référence court du 1er avril au 31 mars de l’année suivante. En outre, un accord d’entreprise ou d’établissement aménageant le temps de travail sur l’année peut parfaitement décaler la période de référence.

Le nombre de jours acquis
Le 31 mai est une date butoir : c’est à cette date que vous pouvez en principe calculer les congés définitivement acquis par vos salariés. En pratique, chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois travaillé pendant la période de référence, les salariés à temps partiel ayant les mêmes droits que les salariés à temps plein. Autrement dit, un salarié qui a travaillé du 1er juin 2010 au 31 mai 2011 a droit à 30 jours ouvrables de congés payés.
Toutefois, certaines conventions collectives prévoient des durées de congés payés plus importantes. Et la loi accorde également des jours de congés supplémentaires dans certains cas (par exemple pour les jeunes mères de famille ou les apprentis âgés de moins de 21 ans).

À noter un salarié doit toujours bénéficier d’un nombre entier de jours de congés. Il vous faut donc, le cas échéant, arrondir le nombre de jours de congés obtenu au nombre entier supérieur. Exemple : un salarié qui travaille 3 mois entre le 1er juin 2010 et le 31 mai 2011 acquiert 7,5 jours de congés et a automatiquement droit à 8 jours de congés payés.

Les périodes assimilées à du travail effectif
Le nombre de jours de congés payés est normalement acquis en tenant compte de la durée de travail effectif réalisé au cours de la période de référence. Cependant, certaines périodes non travaillées y ouvrent également droit, comme les périodes de suspension du contrat de travail pour maternité ou accident du travail.

La prise des congés payés

La période de prise des congés
Les salariés sont autorisés à prendre leurs congés payés, chaque année, pendant une période généralement fixée par votre convention collective ou, à défaut, par vous-même. Sachant que dans ce dernier cas, vous devez fixer cette période en tenant compte des usages et après consultation, lorsqu’il y en a, des représentants du personnel, sous peine d’une amende de 1 500 € (portée à 7 500 € pour les personnes morales), qui peut être doublée en cas de récidive.
En tout état de cause, la période de prise des congés doit obligatoirement comprendre la période du 1er mai 2011 au 31 octobre 2011. Sachant que, le plus souvent, les employeurs choisissent de l’étendre sur toute l’année de façon à favoriser l’étalement des congés.
Sachant aussi que, sauf si vous donnez votre accord ou sauf stipulation particulière de votre convention collective, les jours de congés non pris ne peuvent pas être reportés sur l’année suivante.

L’information des salariés
Vous devez informer vos salariés collectivement de la période des congés payés au moins 2 mois avant son ouverture, c’est-à-dire au plus tard le 1er mars si elle débute le 1er mai. Il vous faut ensuite informer individuellement vos salariés de la date de leur départ en congés, au moins un mois à l’avance, par courrier ou note de service, et afficher le planning des départs en congés dans les locaux de l’entreprise. Sachant que la date des congés payés ne peut être modifiée, dans le mois précédant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles.

La durée des congés
Tout salarié doit pouvoir prendre un congé en principe d’au moins 12 jours ouvrables en continu au cours de la période de prise de congés. Son congé d’été peut ainsi être pris en plusieurs fois à condition qu’une fraction au moins comporte 12 jours ouvrables de congés.
Parallèlement, la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables sauf pour certains salariés (les salariés de nationalité étrangère, par exemple).

Le calendrier des départs en congés
À moins que votre convention collective ne fixe un ordre des départs, c’est à vous qu’il revient de déterminer la date de départ en congés de vos salariés, après avoir consulté, là encore sous peine d’amende, les représentants du personnel, s’il y en a.
À cet effet, si les départs sont organisés par roulement, vous devez tenir compte pour fixer l’ordre et la date des départs :
- de la situation de famille du salarié ;
- de son ancienneté ;
- des possibilités de congés du conjoint (les conjoints et partenaires de Pacs travaillant dans la même entreprise devant obtenir des congés simultanément) ;
- d’éventuelles activités chez d’autres employeurs.

À noter si un salarié vous le demande, vous avez la possibilité de lui accorder des congés payés par anticipation, sans même attendre la fin de la période de référence. Ainsi, un salarié présent dans votre entreprise depuis le 1er avril 2011 pourra, par exemple, prendre 10 jours ouvrables de congés au mois d’août 2011.

La fermeture de l’entreprise
Vous pouvez décider de fermer l’entreprise à condition de consulter préalablement les représentants du personnel. Toutefois, si la fermeture entraîne un fractionnement du congé principal de 24 jours ouvrables, l’accord des délégués du personnel ou, à défaut, celui de chaque salarié, est requis. Par ailleurs, si certains de vos salariés n’ont pas acquis assez de jours pour partir en vacances pendant la durée de cette fermeture, vous devez transmettre une demande d’indemnisation au titre du chômage partiel à la Direccte.

La rémunération des congés payés

Le calcul de l’indemnité
Pendant ses congés payés, le salarié a droit à une indemnité qui peut être calculée de deux façons différentes :
- soit une indemnité égale au 1/10 de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence ;
- soit une indemnité égale au montant de la rémunération qui aurait été perçue par le salarié pendant la période de congés s’il avait continué à travailler.
En pratique, il vous faut comparer les deux méthodes pour appliquer la plus favorable au salarié.

Le versement de l’indemnité
L’indemnité n’est en principe versée qu’à l’issue du congé du salarié. Cependant, certaines conventions collectives prévoient que le paiement des indemnités de congés payés intervienne au moment du départ en congés. En outre, il apparaît souvent plus simple pour les entreprises de conserver la périodicité mensuelle du versement des salaires afin de ne pas perturber la gestion de la paie.
En pratique, le bulletin de paie doit indiquer le montant de l’indemnité de congés payés, ainsi que la durée des congés payés à laquelle elle correspond. L’administration tolérant cependant que l’indemnité n’apparaisse pas de façon distincte lorsqu’elle est calculée selon la méthode du maintien du salaire.