Comment organiser les congés d’été de vos salariés en 2016 ?

Au sommaire :

• À l’approche de l’été, vous devez organiser le départ en congés de vos salariés. À ce titre, avant qu’ils ne se rendent sur leur lieu de villégiature, le Code du travail vous impose de respecter un calendrier précis et de suivre un certain nombre de règle
• Comment les droits à congés payés sont-ils calculés ?
• Quand les congés payés sont-ils pris ?
• Comment les salariés sont-ils rémunérés ?

Quand les congés payés sont-ils pris ?

Les salariés doivent obligatoirement bénéficier de leur congé principal entre le 1er mai et le 31 octobre.

Période de prise des congés

Sauf si elle est déterminée par votre convention collective, il vous revient de fixer la période au cours de laquelle les congés payés seront pris, après avoir consulté, le cas échéant, vos représentants du personnel. Étant précisé que cette période doit au moins s’étendre du 1^er mai au 31 octobre 2016 et que vous devez en informer vos salariés au moins 2 mois avant son ouverture.

La durée des congés qui peuvent être pris en une fois ne peut, en principe, excéder 24 jours ouvrables (soit 4 semaines consécutives). Ce qui impose donc, en pratique, de séparer ce congé principal des 6 jours ouvrables restants qui constituent la fameuse 5^e semaine de congés payés. Et soyez vigilant, car vos salariés devront avoir bénéficié de l’ensemble de leurs congés payés au plus tard le 30 avril 2017 (avec, toutefois, une tolérance jusqu’au 31 mai 2017 prévue par certaines conventions collectives ou par des usages). Ces congés ne pouvant être remplacés par le versement d’une indemnité, même en cas d’accord avec vos salariés.

Fractionnement des congés payés

Pour des raisons pratiques, vous pouvez demander à un ou plusieurs salariés de fractionner leur congé principal de 24 jours ouvrables (sans pouvoir toutefois le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs). Une situation qui peut être avantageuse pour les salariés concernés dès lors qu’ils posent les jours qui leur restent au titre de leur congé principal (c’est-à-dire hors 5^e semaine de congés payés) en dehors de la période allant du 1^er mai au 31 octobre 2016. En effet, lorsque les jours de vacances sont pris en dehors de cette période, le salarié a droit à des jours de congés supplémentaires correspondant à :
- 2 jours ouvrables pour un congé de 6 jours et plus ;
- 1 jour ouvrable pour un congé de 3, 4 ou 5 jours.

Calendrier des départs en congé

Si vous ne fermez pas votre entreprise cet été, il vous faut alors prévoir le planning des départs en vacances après avoir recueilli, le cas échéant, l’avis des représentants du personnel, tout en veillant à respecter les stipulations de votre convention collective ou les règles issues d’un usage d’entreprise. Cette organisation doit tenir compte de certains critères tels que la situation de famille de vos salariés et leur ancienneté. De plus, lorsque deux de vos salariés sont mariés ou pacsés ensemble, ils doivent bénéficier de congés simultanés.

Dans tous les cas, chaque salarié doit être informé de ses dates de congés au moins un mois avant son départ. À partir d’un mois avant ce départ, ces dates ne peuvent plus être changées, sauf accord ou circonstances exceptionnelles (remplacement d’un salarié brusquement décédé, par exemple). Le planning des départs doit, par ailleurs, être affiché dans les locaux de l’entreprise.

Fermeture de l’entreprise

Vous pouvez faire le choix de fermer votre entreprise pendant une partie de l’été et imposer ainsi à vos salariés de prendre simultanément leurs congés payés. Dans ce cas, vous devez prendre soin de consulter préalablement vos représentants du personnel. Si cette fermeture impose un fractionnement du congé principal, celui-ci doit, par ailleurs, être approuvé par les délégués du personnel ou, à défaut, individuellement par chaque salarié.

Publié le vendredi 22 avril 2016 - © Copyright Les Echos Publishing - 2016