Demandez la charte du cotisant contrôlé !

Dans un louable effort de pédagogie, l'Urssaf a publié sa charte du cotisant contrôlé, véritable mode d'emploi pour les employeurs et les travailleurs indépendants. Alors pourquoi attendre de subir un contrôle pour y jeter un coup d'oeil ?

Depuis le 1^er septembre 2007, les entreprises qui font l'objet d'un contrôle Urssaf dans leurs locaux doivent se voir remettre une « charte du cotisant contrôlé » par l'inspecteur du recouvrement chargé de cette vérification.
Et avant même de la recevoir en main propre, les chefs d'entreprise ou les travailleurs indépendants sont informés de son existence dans l'avis qui leur est adressé avant le contrôle.
Toutefois, lorsque l'entreprise fait l'objet d'un contrôle sur pièces – c'est-à-dire d'un contrôle effectué dans les locaux de l'Urssaf plutôt que dans les siens –, cette charte n'est en principe pas envoyée. C'est alors à l'entreprise d'en faire la demande auprès de l'Urssaf ou de la télécharger à partir du site Internet : www.urssaf.fr. En pratique concrètement, la charte du cotisant contrôlé se présente comme un document synthétique d'une vingtaine de pages, écrites de manière très accessible, et dont l'objectif est de présenter les modalités de déroulement d'un contrôle, ainsi que les droits et obligations du cotisant tout au long de la procédure. Prendre connaissance de la charte du cotisant contrôlé est une excellente entrée en matière pour faire face à un contrôle Urssaf. Suivez le guide !

Se préparer au contrôle

La lecture de la charte ne vous donnera malheureusement aucune information sur les précautions à prendre afin de vous préparer au mieux à un contrôle. Ce n'est cependant pas une raison pour ne pas vous en préoccuper ! Ainsi, sachant que, lors d'un contrôle, les agents de l'Urssaf ont le pouvoir de vous demander tous les documents (informatisés ou non) nécessaires à leur mission, il est essentiel de conserver scrupuleusement tous ceux qui sont susceptibles d'être demandés à cette occasion. L'avis de contrôle que vous recevrez mentionnera d'ailleurs une liste non exhaustive de documents à mettre à la disposition de l'inspecteur Urssaf (bulletins de salaire, contrats de travail et leurs avenants, conventions et accords collectifs de travail, etc.).

Le contrôle sur place

Quand la décision de l'Urssaf de contrôler votre entreprise est prise, la visite d'un inspecteur du recouvrement est imminente. Mais ce dernier n'arrive pas pour autant à l'improviste, sauf s'il suspecte une situation de travail dissimulé.
L'inspecteur du recouvrement doit en effet vous adresser, au moins 15 jours à l'avance, un avis mentionnant la date du contrôle sur place. La charte précise, à cet égard, que vous pouvez, en cas d'empêchement, contacter l'inspecteur pour convenir d'une autre date. Attention n'oubliez pas de demander ce report par écrit en motivant soigneusement votre demande par des motifs précis (congés non reportables de votre responsable de la paie, délais nécessaires pour rapatrier des documents externalisés, etc.). Et sachez qu'une demande de report qui ne serait pas justifiée par des raisons valables peut, le cas échéant (manoeuvres purement dilatoires, par exemple), constituer un délit d'obstacle à contrôle passible de 6 mois d'emprisonnement et de 7 500 euros d'amende. La procédure de contrôle sur place consiste pour un inspecteur du recouvrement à vérifier, en principe dans vos locaux, la bonne application de la législation en matière de cotisations et contributions sociales. Mais vérifier ne veut pas forcément dire rechercher les erreurs ou omissions entraînant un redressement à votre charge. En effet, l'inspecteur dépêché dans votre entreprise est également chargé d'une mission d'information et de prévention. Résultat : son rapport de contrôle peut éventuellement conclure que vous avez trop versé à l'Urssaf par rapport aux sommes dont vous êtes redevable !
Une bonne raison pour accueillir l'inspecteur du recouvrement dans le meilleur esprit possible en cherchant à entretenir une discussion constructive avec lui. Cette démarche commence par la réception de l'inspecteur du recouvrement par vous-même, chef d'entreprise, afin de montrer toute l'importance que revêt ce contrôle. Ce n'est qu'ensuite que vous pouvez présenter les interlocuteurs techniques (chef comptable, responsable du personnel...) auxquels l'inspecteur sera susceptible de faire appel dans le cadre de sa mission. À savoir en tant qu'experts-comptables, nous sommes également habilités à jouer ce rôle d'interlocuteur technique puisque vous avez la possibilité de vous faire assister d'un conseil de votre choix pour vous aider ou vous représenter. Il faut toutefois que nous soyons mandatés à cet effet. À la fin du contrôle, il est également bon que vous fassiez un rapide bilan avec l'inspecteur des principales difficultés soulevées lors de sa visite.

Le contrôle sur pièces

Pour faciliter le travail de l'Urssaf, une nouvelle procédure de contrôle sur pièces a été mise en place, mais uniquement dans le cadre du contrôle des très petites entreprises, celles occupant 9 salariés au plus. Cela dit, le contrôle sur pièces est une procédure de contrôle Urssaf à part entière. Elle doit donc faire l'objet des mêmes garanties que celles qui ont cours en matière de contrôle sur place.
Si vous êtes concerné par cette procédure, l'Urssaf peut vous demander communication de certains documents sociaux, fiscaux ou comptables, en plus de ceux dont elle peut déjà avoir eu connaissance par elle-même. Seule différence avec le contrôle traditionnel, celui-ci a lieu dans ses locaux plutôt que dans les vôtres. Important si vous omettez de transmettre les éléments demandés par l'Urssaf ou si l'examen des pièces impose d'autres investigations, cette procédure particulière de contrôle sur pièces prendra fin par un document vous informant de la mise en oeuvre d'une procédure de contrôle sur place, forcément beaucoup plus lourde.

L'issue du contrôle

Quand le contrôle est fini, l'agent de l'Urssaf vous adresse un document daté et signé, intitulé « lettre d'observations ». Ce document, qu'il aboutisse ou non à un redressement, doit impérativement indiquer l'objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, la date de la fin du contrôle, la mention du délai de 30 jours qui vous est accordé pour répondre aux observations de l'Urssaf, ainsi que la possibilité de vous faire assister d'un conseil pour rédiger une réponse. À noter il doit préciser en outre les éventuelles observations faites au cours du contrôle, assorties de l'indication de la nature, du mode de calcul et du montant des redressements envisagés. Dernière mention figurant éventuellement dans la lettre d'observations : la possible constatation de l'absence de bonne foi du cotisant contrôlé. Une mauvaise nouvelle, car cette mention empêche ce cotisant d'obtenir une remise des majorations de retard.

Par la suite, vous n'êtes pas obligé de répondre aux observations de l'inspecteur. En effet, ne pas répondre ne vous privera pas de critiquer ultérieurement la position de l'Urssaf devant un tribunal.
Toutefois, si vous choisissez d'apporter une réponse à la lettre d'observations, sachez que l'Urssaf est désormais tenue de vous répondre à son tour par écrit. Et si vous apportez de nouveaux éléments portant sur un ou plusieurs aspects du redressement, l'Urssaf peut éventuellement infléchir sa position et revoir à la baisse le montant du redressement. Le jeu en vaut donc la chandelle !

Au terme de cette procédure, et des éventuels échanges avec l'Urssaf, vous recevrez :
- dans le cas d'observations sans régularisation, un courrier valant décision administrative à laquelle vous devez vous conformer à l'avenir ;
- en cas de somme à payer, une mise en demeure où l'Urssaf vous « invite » à régulariser votre situation dans un délai d'un mois ;
- en cas de trop versé, une proposition de l'Urssaf d'imputer le crédit sur la prochaine échéance de vos cotisations ou de procéder à son remboursement (sur demande).

Le recours amiable

Si vous contestez le redressement de l'Urssaf, vous devez d'abord saisir la commission de recours amiable puis, dans un second temps, saisir éventuellement le tribunal des affaires de Sécurité Sociale (Tass).
La charte du cotisant contrôlé n'aborde toutefois dans le détail que le rôle de la commission de recours amiable. Elle indique ainsi que la saisine de cette commission est gratuite et sans obligation de présence ou de représentation lors de l'examen du dossier. Attention en revanche, la charte reste muette sur le contenu de la réclamation du cotisant. Or la rédaction de votre réclamation revêt une importance fondamentale, car seuls les points que vous aurez contestés devant la commission pourront ensuite être soumis aux tribunaux. Votre dossier auprès de la commission de recours amiable devra donc être rédigé avec soin.

Publié le jeudi 15 novembre 2007 - © Copyright SID Presse - 2008