Mettre en place la base de données unique
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Mettre en place la base de données unique
La base de données unique doit être facilement accessible par les représentants du personnel.
La base de données unique doit être accessible en permanence par les représentants du personnel et être mise à jour régulièrement.
Précision : la circulaire d’application du 18 mars 2014 indique que le qualificatif de « permanent » ne signifie toutefois pas que les représentants du personnel puissent exiger de pouvoir consulter la base 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
Par ailleurs, les représentants du personnel doivent être informés de la nature des mises à jour effectuées par l’employeur.
La base de données peut être mise en place au format papier ou au format électronique. Néanmoins, pour faciliter la mise à jour des chiffres et informations contenues dans cette base, les employeurs ont tout intérêt à choisir un format électronique. Dans ce cas, l’accès à ces données pourra être réalisé par le biais d’un code personnalisé et confidentiel attribué aux personnes habilitées à consulter la base.
Les représentants du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données unique et revêtant, selon l’employeur, un caractère sensible (informations stratégiques, par exemple).
Attention : un employeur ne peut cependant qualifier l’ensemble de la base comme étant confidentiel. Il lui faut donc indiquer quelles informations sont de nature sensible et préciser la durée de confidentialité de ces informations.
Publié le vendredi 04 juillet 2014 - © Copyright Les Echos Publishing - 2017