Pourquoi établir un plan de continuité d’activité ?
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Pourquoi établir un plan de continuité d’activité ?
Lorsque survient un sinistre, chacun doit savoir quel rôle jouer dans les actions qui permettront à l’entreprise de redémarrer son activité.
Identifier les risques majeurs qui pèsent sur l’entreprise n’est pas le seul objectif d’un PCA. Établir ce document va également permettre de définir l’ensemble des actions à mener suite à un sinistre pour en réduire les impacts et rendre possible un redémarrage de l’activité.
Pour garder le contrôle de la situation et agir de manière efficace au moment d’un sinistre, il faut être préparé. Raison pour laquelle une cellule de crise sera constituée lors de la réalisation du PCA. Outre un directeur, elle comprend les responsables des lignes métiers sensibles et une personne chargée de fournir les moyens nécessaires à la gestion de la crise.
Elle a pour mission d’organiser le déploiement du plan de continuité de l’activité. Autrement dit :
• d’analyser la situation (liste des dégâts, fonctionnement des services…) ;
• de mettre en œuvre les actions d’urgence (prévenir les pompiers, les forces de l’ordre, mettre en sûreté les personnes et les biens, contacter son assureur…) ;
• de communiquer sur le sinistre vers les équipes et l’extérieur ;
• de préparer les phases de gestion de crise et de redémarrage de l’activité (mobiliser les moyens humains et techniques, mobiliser des partenaires et des prestataires, trouver de nouveaux locaux…).
Et attention, les personnes en charge d’appliquer le PCA doivent parfaitement connaître leur rôle afin d’agir correctement et sans attendre dès la survenue du sinistre. Une préparation est donc nécessaire.
Précision : afin de limiter le risque d’apparition de rumeurs suite à un sinistre et de rétablir la confiance en interne et vers l’extérieur, il convient de mettre en place un plan de communication, définir les messages et charger un porte-parole de les diffuser.
L’étape de cartographie a mis en évidence les principaux risques de voir un sinistre bloquer le fonctionnement d’un service clé de l’entreprise.
Une des missions du PCA consiste à définir les actions à mettre en œuvre pour traiter ces risques. Ainsi, en cas de sinistre, elles permettront d’atteindre, très rapidement, un niveau de fonctionnement minimum acceptable. Deux types d’actions pourront être lancés (elles seront définies en tenant compte de leur efficacité et de leur coût) :
• des solutions palliatives destinées à contourner les services interrompus (activation d’un accord de sous-traitance signé avec un autre industriel lors de l’élaboration du PCA permettant une production minimum, par exemple) ;
• des solutions de secours grâce auxquelles l’entreprise pourra retrouver un niveau de fonctionnement dégradé mais acceptable (emploi d’intérimaires pour étiqueter à la main des bouteilles de liqueur après l’incendie de la machine dédiée, par exemple).
À savoir : l’établissement d’un PCA a également l’avantage de réduire, en amont, la plausibilité du sinistre, comme par exemple en déménageant un entrepôt vers un site plus élevé pour limiter les risques d’inondation.
Les solutions mises en œuvre dans le cadre de la gestion de crise sont par nature transitoires. Elles vont perdurer le temps que les conditions de redémarrage de l’activité soient réunies. Les actions permettant un redémarrage de l’entreprise seront également listées et présentées avec précision dans le PCA.
À noter : pour s’assurer que certaines solutions inscrites dans le PCA pourront être déployées avec efficacité en cas de sinistre (utilisation d’une machine de secours, remplacement d’un homme-clé défaillant…), il est important de les tester très en amont.
Publié le vendredi 02 novembre 2018 - © Copyright Les Echos Publishing - 2018